Больная тема, на самом деле.
Я перепробовала кучу методик и инструментов, но все рано или поздно загибались и уходили в небытие.
Тетрадь с кольцами у меня еще жива, но там сейчас хранится только информация общего назначения — рабочие схемы, долгосрочные списки, пароли и тому подобное.

Стол у меня маленький, в открытом виде тетрадь положить некуда, в закрытом как планировщик она просто не работает.
Планировщик дня в виде бумажки (равно как и туду лист в бумажном виде) уже к середине дня теряется под набросками и заметками.
Все опробованные приложения на телефон оказались неудобными и всякий раз чего-то не хватало.

Но кто ищет, тот, как известно, рано или поздно найдет. Вот и я нашла — симбиоз Mozilla Thunderbird и Гугл Календаря. Первое, если кто не в курсе, это известный почтовый клиент под практически любую ОС со встроенный календарем и списком задач. А Гугл Календарь прекрасно подключается к Тандербёрду с помощью спец.дополнения. Получилось удобно, наглядно и все это прекрасно синхронизируется с телефоном. Еще установила дополнение Заметки — записывать идеи и всякие полезности. Тандербёрд у меня портабельный, при необходимости можно перенести куда угодно.
вот так все это выглядит (увеличивается по клику)

Справа все подключенные календари и списки, ненужные можно отключать. Отображаются они разным цветом. Слева — список задач, но я туда добавляю только то, что по смыслу не подходит к имеющимся категориям, что бывает нечасто.

Кстати, некоторые календари в гугле я настроила так, чтобы расписание приходила мне на почту, одним письмом, каждый день в пять утра. При необходимости можно распечатать